Wie läuft ein GreenSign-Audit ab?

Der Auditprozess startet mit der Online-Selbstevaluation in unserem Konformitätsbewertungsprogramm CAT (Conformity Assessment Tool). Wir empfehlen diesen Prozess als Team zu durchlaufen, d.h. im Hotelkontext wären das die jeweiligen Abteilungsleitungen Hotel, Haustechnik, Housekeeping, Einkauf, Küche und Personal. Das Audit Team und auch der Customer Support unterstützen hier gerne bei Unklarheiten und Fragen.

Etwa zwei bis drei Wochen nach der Freischaltung des Unternehmens im CAT nimmt der zuständige Auditor Kontakt auf, um einen gemeinsamen Audittermin zu vereinbaren und gegebenenfalls offene Fragen oder Unklarheiten im Vorfeld zu klären.

Nach Abschluss der Selbstevaluation durch das Unternehmen, i.d.R. nach circa sechs bis sieben Wochen, findet das vor Ort Audit innerhalb kürzester Zeit statt. Das Audit selbst besteht aus einem theoretischen und praktischen Überprüfungsverfahren, anhand der Selbstevaluation und der Gegebenheiten vor Ort.

Nach Abschluss des Audits wird dem Unternehmen das Zertifikat, der individuelle Auditbericht und das Übergabefoto zugesandt. In dieser E-Mail befindet sich ebenfalls die Anleitung, wie das Zertifikat bei den unterschiedlichen OTAs eingepflegt werden kann und die Installation des Widgets auf der eigenen Website. Damit ist der Audit-Prozess abgeschlossen, bis dann in drei Jahren wieder die Rezertifizierung ansteht. Mit der Rezertifizierung beginnt der Audit-Prozess wieder von vorne.

Unser Auditorenteam setzt sich aus erfahrenen Nachhaltigkeitsmanagern und -auditoren zusammen. Zu unserem GreenSign-Audit-Team gehören Leonie Bötsch, Doreen Cramer und Anna Sasso-Sant.

Wir arbeiten ebenfalls mit freiberuflichen externen Auditoren zusammen. Darüber hinaus haben wir eine Kooperation mit SGS und der Control Union. Beide Unternehmen unterstützen uns vermehrt im Ausland, sodass das Audit in der entsprechenden Muttersprache durchgeführt werden kann.

Für eine erfolgreiche GreenSign-Zertifizierung ist es verpflichtend, das Unternehmensleitbild, das Nachhaltigkeitsprogramm (geplante Nachhaltigkeitsmaßnahmen für die Zukunft) und bei einer Rezertifizierung einen Nachhaltigkeitsbericht (eine Übersicht der bereits umgesetzten Maßnahmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. im Jahr 2023) einzureichen. Zusätzlich sind Nachweise, etwa zum Energieverbrauch, erforderlich. Diese Dokumente können bequem in unserem Konformitätsbewertungsprogramm CAT hochgeladen werden und dienen zur Vorbereitung des Auditors. Der Aufwand für die Bereitstellung der Nachweise ist dabei überschaubar.

Ein Audit dauert in der Regel zwischen drei und vier Stunden, abhängig davon, wie tiefgehend das Unternehmen die Themen behandeln möchte und wie offen es für Verbesserungsvorschläge ist. Wir schauen uns die wesentlichen Bereiche des Unternehmens an und besprechen anschließend die Antworten der Selbstevaluation im Tool. Anpassungen sind danach noch möglich, idealerweise sollten jedoch alle Unklarheiten bereits im Vorfeld geklärt sein. 

Die Auswertung erfolgt parallel zum Audit mithilfe unseres speziell für GreenSign entwickelten CAT-Tools. Im CAT wird der Gesamt-Konformitätsgrad ermittelt und die Nachhaltigkeitsleistung in den zehn Kernbereichen anhand eines Widgets grafisch dargestellt. Neben dem Zertifikat erhält das Unternehmen auch einen ausführlichen Auditbericht, der die Nachhaltigkeitsleistung dokumentiert und Optimierungsvorschläge enthält. Die Nachbereitung des Audits dauert insgesamt etwa 14 Tage.

Nach Abschluss des Audits erstellen wir den bereits erwähnten Auditbericht und das Zertifikat. Nach einer erneuten Prüfung des Berichts senden wir alle Dokumente digital an das zertifizierte Unternehmen. Das Nachhaltigkeits-Zertifikat kann dann in den gängigen Buchungssystemen integriert werden. Darüber hinaus unterstützt GreenSign bei der Kommunikation und Pressearbeit. Neben der Platzierung des Widgets auf der eigenen Webseite bieten wir auch zusätzliche Tipps zur effektiven Kommunikation.