Wenn uns das Jahr 2020 eins gelehrt hat, dann ist es dies: Die Zukunft ist ungewiss. Besonders deshalb ist es nun wichtiger denn je, seinen Hotelbetrieb umweltverträglich und zukunftssicher aufzustellen.
Ein wertvoller Aspekt bei der nachhaltigen Hotelführung ist die Digitalisierung, mit Hilfe derer wir vermehrt auf technologisierte und automatisierte Abläufe vertrauen können. Digitale Strukturen können richtig angewendet Papier, Zeit, Kosten und Manpower sparen. Und auch in aktuellen Zeiten, in denen Hygienevorschriften unsere Leben auf links gekrempelt haben, spielt uns die Digitalisierung bei der Vermeidung von Berührungspunkten und beim bedenkenlosen Umgang mit Gästen und Mitarbeitern entscheidend in die Hände.
Am 11. Februar diskutierte ein aufregendes Panel von Hoteliers mit den Experten von sharemagazines, Betterspace und GreenSign die Potenziale, Herausforderungen und Chancen einer nachhaltigen Hotelführung. Wir haben Ihnen hier mal die wichtigsten und nützlichsten Aussagen der Panelteilnehmer zusammengefasst.
Marcus Burda – Insular WEST GmbH
Der Geschäftsführer betreibt in seinem Betrieb 40 Ferienwohnungen auf der Insel Norderney mit zusätzlichen 25 im Bau befindlichen Objekten. Hier ist er momentan vor der Fertigstellung, seinen Betrieb komplett auf Digitalisierung umzustellen, wozu die Einrichtung aller Apartments mit Tablets von Betterspace gehört, sowie die Steuerung von Check-in und Check-out über Tablets, und er ist von der Funktionalität begeistert. Der erste Lockdown 2020 wurde im Unternehmen dazu genutzt, die Betterspace Tablets zu installieren, um aus hygienischen und nachhaltigen Gründen die Gästemappen zu ersetzen, und gleichzeitig wurde die App von Sharemagazines eingesetzt für diese Tablets. Das wurde im Sommer während der Öffnung von den Gästen aller Altersstrukturen hervorragend angenommen. Sogar die Stammgäste, die schon 30 Jahre kommen, zeigten sich begeistert und fingen dadurch sogar selbst an, sich über die Nachhaltigkeit, Zimmerreinigung und Wäschewechsel Gedanken zu machen und diesen teilweise abzubestellen. Auch Gäste über 70 Jahre kamen sehr gut mit der App und den Tablets klar, was ihn positiv überraschte. Für den Betrieb bedeutet dies auch eine immense Arbeitserleichterung, da man vorher Personal zum Verteilen von Tageszeitungen einsetzen musste und dann Unmengen an Müll zu entsorgen hatte. Beim nächsten Lockdown nutze man die Zeit für das Neubauprojekt, welches nun schon überraschend weit vorangeschritten ist. Mit Nachhaltigkeitsthemen beschäftigt man sich im Unternehmen schon länger, so nutzt man ausschließlich umweltfreundliche Reinigungsmittel, minimiert alle Drucksachen und setzt auf eine Sensibilisierung der Gäste. Überhaupt das Thema Gästekommunikation erachtet Marcus Boda als sehr wichtig und dabei unterstützen Systeme wie Sharemagazines und Betterspace optimal. Auch bei der Buchhaltung und anderen administrativen Tätigkeiten schafft die Digitalisierung (Rechnungen per eMail etc.) eine super Erleichterung. Seinen Branchenkollegen gibt Marcus Boda mit, dass die Umsetzung von nachhaltigen und digitalen Maßnahmen gar nicht schwierig ist. Man sollte sich im Team Gedanken zu den eigentlichen Potentialen und Zielen machen und gemeinsam Ideen zu Umsetzung entwickeln. Für ihn hat sich die Kommunikation mit seinen Gästen enorm verbessert und er gibt den abschließenden Rat: Einfach anpacken!
Dirk Klein, Hotel Haffhus
Der Chief Digital Office aus dem Hotel Haffhus mit 76 Zimmern und einem SPA in Ueckermünde am Stettiner Haff ist in seinem mit dem GreenSign Level 5 ausgezeichnetem Haus verantwortlich für die Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Dort beschäftigt man sich mit diesen Themen bereits seit etwa 6 Jahren, und er ist sehr digitalaffin und ein großer Fan von e-Mobility. Während des Lockdowns wurde im Haffhus die Zeit genutzt, um festzustellen, was im Energiebereich läuft. Das ist im normalen Betrieb nicht möglich und so konnten bei der Nicht-Nutzung gewisse Stromfresser identifiziert und durch intelligente Systeme ersetzt werden. Derzeit beschäftigt man sich mit der Digitalisierung interner Prozesse. Die Softwarepartner wurden nach Kosten-Nutzen-Relevanz ausgetauscht, offene Schnittstellen geprüft und Prozesse optimiert, was sich schon jetzt als sehr erfolgreich für den Betrieb herausstellt. Er hat die Erfahrung gemacht, dass man, wenn man sich die Zeit nimmt, um sein Unternehmen und die Strukturen genauer zu beleuchten, schnell feststellt, wie viel unnötige Ressourcen man eigentlich verbraucht. Die Digitalisierung ist für Dirk Klein ein wirksames Werkezeug, smarte Lösungen für Abläufe und für einen sinnvollen Informationsfluss, intern sowie mit den Gästen, umzusetzen. Digitale Strukturen und Software mit Schnittstellen zu allen Abteilungen vereinfachen für ihn alles viel mehr. Als wichtigen Tipp gab er noch, dass man zunächst die Verwaltungs-Prozesse intern genau betrachtet und dann mit der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter optimiert, bevor man sie digitalisiert. Auch die Suche nach einem passenden Technologiepartner will gut vorbereitet sein mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme der eigenen Systeme und deren Schnittstellenmöglichkeiten. Er rät zur Wahl eines Partners, der es möglich macht, auf die Grundstruktur des Hauses aufzubauen und eine umfassende Beratung sowie verschiedene Baustellen aus einer Hand anbietet. Um die Gäste für die Nachhaltigkeit zu sensibilisieren und auch ein wenig zu erziehen, bietet Dirk Klein im Haffhus den Gästen Rundgänge im Technikhaus an und erklärt die Funktionalität der autarken Stromversorgung. So lernen Gäste dazu und haben ein ganz anderes Verständnis für die Ressourcenschonung. Man sollte seinen Standpunkt klar kommunizieren und auch mal akzeptieren, dass die Ansichten mancher Gäste nicht zum Betrieb passen, meint er. Anderen Hoteliers gibt Dirk Klein mit, dass man sich einfach ausprobieren sollte, pragmatische Lösungen finden und auch Fehler einkalkulieren soll, denn aus diesen lernt man dazu. Auch die Außendarstellung der Nachhaltigkeit des Hotels hält er für sehr wichtig. Ob Website, Social Media oder die Kommunikation vor Ort mit den Gästen – eine smarte Darstellung ist essentiell. Eine weitere Erkenntnis war bei ihm auch, dass man nicht alles allein schaffen kann. Das Team muss auch wollen und daher sollten alle Mitarbeiter für die Nachhaltigkeit und Digitalisierung sensibilisiert werden und Spaß daran haben. So entsteht ein gewisser Drive und es läuft dann quasi von selbst.
Suzann Heinemann – InfraCert GmbH
Die Gründerin und Geschäftsführerin der GreenLine Hotels GmbH, die vor 20 Jahren als Hotelkooperation gegründet wurde und mittlerweile zu einer nachhaltigen Buchungsplattform mit über 1.000 nachhaltig zertifizierten Hotels weiterentwickelt wurde, hat sich bereits 2014 der Nachhaltigkeit in der Hotellerie verschrieben. Das von ihr gegründete InfraCert Institut verleiht seit 2015 das in Deutschland marktführende Nachhaltigkeitssiegel GreenSign. Die Nachhaltigkeit ist für die Hotellerie ihrer Meinung nach nicht nur gerade jetzt so wichtig, da habe sich nicht viel zur Zeit vor Corona verändert. Leider ist das Thema in der Presse untergegangen, weil da nur noch von Infektionszahlen, Regelungen und Lockdown gesprochen wird. Aber sie sieht, dass sich die Hotellerie in dieser Zeit sehr viel mit den Themen Nachhaltigkeit und Digitalisierung beschäftigt und viel vorantreibt, um dann nach der Schließung wieder zukunftsfähig zu werden, was sie äußerst positiv bewertet und was sich auch in den Zahlen der aktuellen GreenSign Zertifizierungen niederschlägt. Für den Schritt in die Nachhaltigkeit und Digitalisierung rät Suzann Heinemann dazu, nicht alles auf einmal machen zu wollen, weil man so die Mitarbeiter überfordern könnte. Es sollte Stück für Stück nach Abteilungen umgesetzt werden, sonst entsteht schnell ein Chaos. Sie hat die Erfahrung gemacht, dass digitalisierte Abläufe im administrativen Bereich bemerkenswert die Fehlerquellen minimiert, Papier spart und eine wesentliche Arbeitserleichterung darstellt. Suzann Heinemann rät noch zu einem verstärkten Austausch auf Augenhöhe miteinander, auch von seinen Branchenkollegen kann man dazu lernen und Erfahrungen gegenseitig teilen. Jeder macht auch Fehler und das ist nicht schlimm, aber man kann ja auch von den Fehlern der anderen lernen. Auch sie meint, man sollte keine großen Hemmungen haben und den Schritt in die Nachhaltigkeit einfach wagen. Gern klein anfangen und wenn man mit einer Sache anfängt, ergeben sich die nächsten Schritte dann von selbst.
Stephan Krippendorf – Betterspace
Der Marketingleiter beim Softwareanbieter und Digitalisierungsexperten für die Hotellerie sorgt unter anderem mit der 360° Cloud Betterhotel für eine Verbesserung des Energiemanagements, der digitale Infrastruktur und der kompletten Gästekommunikation von Hotels. Stephan Krippendorf sieht die Chance der Digitalisierung darin, erst einmal Prozesse zu optimieren und verschwendete Ressourcen sichtbar zu machen. Daraus ergeben sich dann auch Vorteile für die Nachhaltigkeit, indem z.B. Papier und Energie eingespart wird. Sein Tipp für die Umsetzung der Nachhaltigkeit im Unternehmen ist es, die Mitarbeiter immer mitzunehmen und hier ein Bewusstsein für die Nachhaltigkeit zu entwickeln. Wenn es nicht im ganzen Betrieb gelebt wird, macht es keinen Sinn. Dann lohnt es sich, mit einem kostengünstigen Einstieg in die Digitalisierung zu starten, wie z.B. mit digitalen Meldescheinen. Auch die Tablets in den Zimmern haben einen großen Kosten-Nutzen-Faktor. Dazu könnten sogar die aktuellen Überbrückungshilfen III genutzt werden. Ein größerer Schritt ist die Digitalisierung im Bereich Energiemanagement, welches zunächst höhere Kosten bedeutet, die sich dann langfristig aber wieder rentieren. Nachhaltigkeit und Digitalisierung befruchten sich seiner Meinung nach gegenseitig, weil durch digitale Neuerungen heute ein Umdenken in der Bevölkerung stattfindet. So wird auch bei Firmen, die immer wieder neue Geräte auf den Markt bringen, ein Recyclingprogramm für Hardware auf den Weg gebracht (Bsp. Apple). Ohne Digitalisierung ist die Nachhaltigkeit auch nur bis zu einem gewissen Punkt möglich, sagte er, weil sie alles für den Verbraucher transparenter macht. So ist es spannend zu sehen, dass viele Hotelgäste mit dem Energieverbrauch während ihres Aufenthaltes viel bewusster umgehen, wenn Sie die technischen Daten durch Monitoring visualisiert bekommen. Er gibt den Hoteliers den Rat, gerade jetzt die Zeit dafür zu nutzen, zu schauen, welche Prozesse man optimieren möchte und sich eine individuelle Beratung zu Nutze zu machen, die auch Betterspace anbietet. So erkennt man leicht, welche Prozesse sich digitalisieren lassen, auch im Hinblick auf die aktuellen Hygienemaßnahmen.